青竹のふし 「kintone」クリニック

「kintone」クリニック

Vol.4 「在宅医療」・在宅往診(医科・歯科)・訪問看護で使えるkintone

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約 9 分

在宅医療、訪問系医療サービスで活躍するクラウドセミナー

医療業界向けセミナー「kintoneクリニック」の第4ステージ。
医療系サービスを軸においた地域医療での活躍シーンをご紹介するセミナーで、実際にkintoneを使っておられる医療法人様の事例などを交えながらお話しさせていただくステージです。
kintoneは柔軟なプラットフォーム。今までのソフト以上にパワフルに、ダイナミックに使えて業務を改善していく様子をぜひ体感してください!

地域医療の共通項である「訪問型」は、医療では特徴的な分野で通常は病院というところに患者様が来院するのが当たり前な医療。
在宅医療では、外来ではなく今まさに生活をしている場所に医師や看護師が出向くのが必須となる。
この訪問という形態は、医師でも歯科医師でも、看護師もセラピストでも同じで、事業所や病院・クリニックから自動車や自転車、公共交通機関などを使って移動しなければならない。
来院いただくのとは訳が違っていて、備品や仲間も少ない。
カルテも、情報も少ない中で実施していかなければならないというデリバリーならではの特徴を持っている。

ここで大活躍するのが、サイボウズのクラウドサービスである。
クラウドなら、どこにいても情報にアクセスしたり、コミュニケーションを取ったりすることが出来る。そう、kintoneはクラウドサービスならではのミドルウェアである。
だからこそ、その能力が最大限発揮できるのである。

青竹のふし代表のOT青山も、kintoneに出会ったきっかけは、どうにか在宅で情報を共有していきたいという思いから、探し当てたツールだったのである。

訪問系サービスで役立つkintoneのパワーとは?

なんといってもスマホで動くところがとてもありがたい。
今までの予定は、紙媒体が多いのに対して、スマホで動くkintoneは、スマホの機能であるかのように予定をリマインドしてくれる。
だから、訪問者はカレンダーを見る必要もなく、届いた通知を見るだけで今日の内容がわかってしまう。
内容がわかるだけではなくて、そのまま記録するアプリにジャンプしていったり、掲示板に飛んで行ったり。
kintoneというロボット事務員が仕事を知らせてくれているかのようだ。
はまり込んだkintoneは、手放すことが出来ないほどに作業をしっかりと支えてくれる。作業を行いながら、タスクを進行させていくだけで次のステップに、次の担当者に仕事が渡っていく。
リレーのようなアプリは、陸上トラックを気持ちよく駆け抜ける選手のように、バトンを次へ次へと渡しゴールへ向かっていくのだ。

kintoneのアプリがなくても便利に使えるスペースとスレッド

医療・福祉業界の仕事で、きちんとシステムを入れているところは、まだまだ少ないであろう。
事実、LINEや無料のコミュニケーションツールなどを軸に使っているところも多くあると認識している。これは、法人や組織の長が情報共有に対して予算を割いたり費用を掛かることを嫌がるためであって、
知らない間にシャドーITが生まれてきているのである。

スタッフは、スタッフ同士のやり取りに自分のLINEなどを使って、平気でやり取りが生まれる。
いつの間にか、それが当たり前になり、LINEがその法人や組織の最大のITツールになってしまっている。そこには、患者様の情報や状態、入院や緊急の内容なども。
平気になるということは、とても怖いことなのである。
医療従事者なら、上記のことが「ある」っていうことを認識している人もいるだろう。

kintoneは単なるシステムではなく、データベースだけでもない。
コミュニケーションツールが備わっている。
必要なアプリの、ひとつの事象を軸に話し合ったりすることが出来る。今まで、メールや別のツールを使ってやり取りしていたことが、掲示板にかかれたひとつの出来事をいつまでもディスカスすることが出来る。
これが、アプリ内のコメント機能だ。
様々な業界で多く使われてきているkintoneだが、このコメント機能をうまく使えている組織は少ない。システムとして作りこめば混むほど、冷たいものになり会話すら生まれなくなる。
そうではなく、日常と同じように机を並べた仲間が隣にいると思えばいい。
自然に話しかけるように、コメントを使って質問したり話しかけたりすることが出来る。

それらの機能とは別に、スペースというものがある。
これは、グルーピングみたいな機能で、必要なメンバーだけでスペースを作ってその中で会話ができる。単なる会話だ。
だれでもスレッドを作ることができ、スペースの中に、区切りを作ったり話題を分けて話し合ったりすることが出来る。

今日、仕事終わったら飲みに行かない?

来週の日曜日、みんなで釣り行こうよ。

こういった会話も普段はしていると思う。
そういう会話もこのスペースやスレッドを使って話し合ってよいのだ。
そこからアイデアが出たり、話し合いやすい空気が生まれたりする。そうやって、架空のオフィスを作ってみんなで机を囲んでいくように、場を形成していく。

今までとは異なるスケジュール管理で予定と実績を結び付ける

作業として考えれば、今までのシステムでも予定を先に立てられる仕組みはあった。
でも、ほとんどの事業者がその機能を使っていない。一気に予定作成、とは言ってもうまく作れないのだ。
それは、出勤予定を立てるにあたり、正社員ばかりではないし、この業界特有の掛け持ち勤務や兼務もあって、そういう情報は機械に入れられない。
また、メーカーがそれに対応してくれるわけもなく、欲しいなと思う機能も実装はされなかった。でも、kintoneならそれらを一気にカスタマイズできる。

その事業所に適した出勤登録フォームを作ればいいのである。

そのために、作業の連続性が途絶えて、

出勤希望を聞く→シフトを作る→予定を作成する→予定表を印刷する→スタッフに渡す→予定が変わる→混乱する→訪問する→実績を入力する→レセプトのために再度実績チェックする→ケアマネ等に報告する→レセプトする

返戻処理→過誤、再請求処理→集金業務→請求書発行→引落データの発行→入金管理→未入金処理→次月繰り越し

システムが業務とは別で動くために、どうしてもバラバラになってしまう。
そうではなくて、kintoneを業務の中に浸透して利用することで、それぞれのタスクを処理すれば、そのデータは変わらないわけなので繋がっていくのである。
確かに、予定表だけを切り取ってみれば、その仕事は手やホワイトボードのほうが速いかもしれない。
でも、この一連の作業を全体で考えた時に、事務だけが残業していたり、一人の訪問者にウエイトが偏っていたりすることを抑えることは出来ず、属人化が生まれてしまう。

データが溜まっていけば、そういったことも分析できるようになり、この仕事の工程を短縮していけるようにできるのである。

蓄積されたデータをどのように活用するか?

データは、ずっとたまっていき、様々な応用が出来るようになっていく。
例えば、今現在掲示板でどの方が一番ディスカスされているのか、掲示されているのか。また、その内容はどんなものがあるのか、見えてくるようになってきます。
Aさんのことが活発に掲示されている。これは、単に状態が悪いからだけではなく困っていることや家族関での問題があったりする場合もある。

何が支障になっているのか、データを分析することで次の仕事が変わっていく。
何を事前に案内すればいいのかが見えるようになってくるのである。

このような機能は、既存のシステムにはない。

2000年に介護保険制度が始まって、どれだけのデータが蓄積されただろうか?
利用単位数のデータなど、厚生労働省は持っている。

でも、インテークでよく問題になることや質問の上がることなど、クレームや事故につながらない限り一向に見えていないのである。
経験年数や、属人化したノウハウの中にそれらはあり、引き継がれることが無かった。

だから、契約書も重要事項説明書もいまだに変わらず、同じようなテンプレートを使い続けているのである。

これらのデータはもっと応用が出来る。

それらは、VOL.5で地域医療に役立てられているので、ぜひVOL.5もご参加いただきたい。

身体評価や計画書、報告書を意味のある形に変えていく

決まった書式を使い続け、定められているからと特に意味もなく送られる計画書や報告書、それに算定されている場合もあり、受け取った医師や保健所、市区町村はどのようにその報告を活用しているのだろう。
Aさんが今月何日に何回訪問した。

必要だろうか?
全体の利用回数はわかったほうがよいだろうが、〇・◎などで回数を表示したり、「特にお変わりはございませんでした。」などというのは、報告というのだろうか?

その人が、地域でどのように暮らし家族がいて、何を楽しみに生きていて、どのように死に向かって進んでいくのか。
そういったことを共有する方が終末期では重要になるのではないでしょうか?

報告を受ける方が必要としていること、報告をするほうがしなければならない業務しての報告。マッチングしていなければ意味のない無駄な時間がそこには流れ、達成感も
なにもなく、ただ単なる作業があるだけ。

この連鎖を断ち切らなければならない。

kintoneでは、決まった書式ではなく自由にレイアウトして項目を作り報告内容をカスタマイズできる。
3歳の子どもの患者さんと100歳のおばあさんの患者さんで同じ書式が適当だろうか? 違っていい。むしろ違っていて当然である。
また、北海道の真冬と沖縄の真夏では、報告する内容も評価する項目も変わるだろう。

今よくある報告書は、報告書を作成するという業務で、せっかく毎日の行った評価や訪問の記録、往診の記録を集約できない。
訪問者は、今日のことを報告しようと思っても、月末になって別の担当者が報告書を別で作成していれば、その申し送りがリレーされることはなくなく可能性が高い。
訪問の特性から、事務所で顔をあわせる機会も少なく、申し送りが不十分になることもあるだろう。

例えば、「報告に転記」っていうボタンがあって、それらが様々な職種からなされたものがまとまっていればどうだろうか?
看護師、リハビリ、栄養士、薬剤師。
みんながそれぞれ異なる視点で、その月にあったほんとうに報告したいことだけをプッシュする。

自動的にまとまって集計されレイアウトされるので、今までとはまったく異なった流れで、月末の「報告書を作成する」という業務自体がなくなるのである。

また、青竹のふしではすでに様々な評価ツールを作りこんでいる。

HDS-R、OHAT、FIM、MNA、住宅改修評価、ROMなどなど。

これらのアプリに今まで通り評価したものを記録することが出来る。また、これらは当然ながらスマートフォンでも利用することが出来る。
その結果を、他職種が見ることができ、施設単位や地域単位で集計したり、介護度や年齢、性別などとも比較分析することが出来るのである。

青竹のふしを利用すれば、これらのアプリケーションが作りこむことなく、すぐに利用できるのである。

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